Klokkenluidersysteem

1. Wat is klokkenluiden?

Het VPK klokkenluidersysteem bevat interne meldingskanalen en is bedoeld om het werknemers en andere zakenrelaties van VPK (klanten, leveranciers, enz.) mogelijk te maken om onethisch gedrag of inbreuken op wet- en regelgeving in onze organisatie te melden.

Het systeem kan worden gebruikt om ernstige problemen te melden die binnen het toepassingsgebied vallen van de wetgeving inzake de bescherming van klokkenluiders. Voorbeelden van relevante onderwerpen zijn:

•  racisme;
•  discriminatie of intimidatie;
•  omkoping en corruptie;
•  risico voor de veiligheid van werknemers of het publiek;
•  gegevensbescherming en privacy;
•  inbreuken op de cyberveiligheid;
•  witwassen van geld;
•  bescherming van het milieu;
•  belastingontduiking.

Voor elke melding zal worden beoordeeld of de melding binnen de werkingssfeer van het klokkenluidersysteem valt. Indien uit het eerste onderzoek blijkt dat de melding niet onder het toepassingsgebied van het systeem valt, vindt er geen verdere behandeling plaats en wordt de klokkenluider daarvan in kennis gesteld.

2.     Meldingskanalen

Meldingen kunnen worden gedaan per e-mail (compliance@vpkgroup.com), per telefoon (+32 52 30 79 57) of anoniem via het meldingsformulier hieronder op de VPK-website (www.vpkgroup.com). Op verzoek van de klokkenluider zal de organisatie van een fysieke bijeenkomst worden overwogen, één en ander uiteraard afhankelijk van praktische omstandigheden zoals afstand en timing.

Wat anonieme meldingen via het websiteformulier betreft, is het belangrijk te vermelden dat het IP-adres of de machine-ID van de computer via dewelke de melding wordt gemaakt, niet wordt geregistreerd en dat het portaal geen cookies gebruikt. Indien de computer via dewelke de melding wordt gemaakt, eigendom is van VPK of aangesloten is op het VPK-netwerk, bestaat het risico dat het IP-adres en/of het ID van de computer wordt geregistreerd. Dit risico kan worden geëlimineerd door te melden vanaf een computer die geen eigendom is van VPK of niet op het VPK-netwerk is aangesloten. Anonieme klokkenluiders dienen zich echter  bewust te zijn dat het onderzoek naar aanleiding van de melding kan worden belemmerd of vertraagd indien zij gedurende het volledige onderzoek hun anonimiteit wensen te behouden.

Alle meldingen worden onafhankelijk en onpartijdig behandeld door de juridische dienst van VPK Group NV, de moedermaatschappij van VPK Group. De juridische dienst zal samenwerken met lokale medewerkers van de VPK entiteit waar de melding betrekking op heeft. Deze lokale medewerkers zijn specifiek door de relevante Business Unit Manager aangewezen om onderzoeken uit te voeren naar aanleiding van een klokkenluidersmelding.

Klokkenluiden is altijd vertrouwelijk, d.w.z. dat de identiteit van de klokkenluider, het onderwerp van de melding en andere personen die in de melding worden genoemd, zoals getuigen, alsmede andere persoonlijke gegevens steeds vertrouwelijk worden gehouden en niet worden bekendgemaakt aan andere personen buiten de juridische dienst, de relevante Business Unit Manager of het lokaal aangewezen klokkenluiderspersoneel. Tijdens het onderzoek kan echter informatie en expertise worden gevraagd van andere personen binnen of buiten VPK (bijvoorbeeld advocaten of andere deskundigen), in welk geval het beroepsgeheim en de vertrouwelijkheid van de verwerking worden gewaarborgd. Personen die het onderwerp uitmaken  van de melding of die verbonden zijn met de vermoedelijke inbreuk zullen nooit bij het onderzoek van de melding worden betrokken.

Er kan ook worden gemeld via externe meldingskanalen, d.w.z. klokkenluiderssystemen die door een overheidsinstantie zijn ingesteld. Het uiten van een bezorgdheid via een extern meldingskanaal is niet afhankelijk van een voorafgaande melding aan het klokkenluiderssysteem van VPK. Wij moedigen u echter aan om uw bezorgdheid via het klokkenluidersysteem van VPK kenbaar te maken om ervoor te zorgen dat VPK snel gevolg kan geven aan de gestelde problematiek.

3.     Behandelingsprocedure

Indien de melding per e-mail of via het websiteformulier wordt gedaan, ontvangt de klokkenluider binnen 7 dagen een ontvangstbevestiging.

Na de melding wordt een onafhankelijk en onpartijdig onderzoek uitgevoerd, waarbij rekening wordt gehouden met alle feitelijke en juridische aspecten van de melding. In het kader van het onderzoek kunnen aan de klokkenluider verdere vragen worden gesteld. Indien het aangewezen personeel dit nodig acht in het licht van de ernst van de aan de orde gestelde kwestie, kan de melding worden geëscaleerd naar de Business Unit Manager of naar het Directiecomité of de Raad van Bestuur van VPK Group.

Binnen een periode van maximaal 3 maanden na ontvangst van de melding zal de klokkenluider feedback ontvangen over zijn/haar melding en het resultaat van het onderzoek. Passende corrigerende maatregelen, voor zover nodig, zullen altijd gebaseerd zijn op de resultaten van een grondig onderzoek.

4.     Privacy policy

5.1 Doel van de verwerking

Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is de implementatie van de VPK klokkenluidersregeling en de verwerking van ontvangen meldingen in dit kader. De persoonsgegevens worden gebruikt om de waarachtigheid van meldingen te onderzoeken en, indien nodig, een gerechtelijke procedure voor te bereiden of aan te vatten.

Alle VPK entiteiten treden op als verwerkingsverantwoordelijken van de persoonsgegevens via het klokkenluiderssysteem van VPK Group. De juridische dienst van VPK Group NV treedt op als verwerker. De gegevensbescherming wordt verzekerd door middel van de verwerkingsovereenkomst tussen VPK Group NV en alle andere VPK entiteiten.
 

5.2 Categorieën van verwerkte persoonsgegevens

Een melding kan persoonsgegevens bevatten over de klokkenluider zelf, over de personen die het onderwerp van de melding uitmaken (de betrokkenen), indien van toepassing, en zelfs over derden. De verzamelde persoonsgegevens kunnen naam, functie en overige gegevens betreffen. Een melding kan documenten in ruime zin bevatten, met inbegrip van tekst-, beeld- en videomateriaal.

Alle persoonsgegevens die via het klokkenluiderssysteem worden verzameld, zullen zo vertrouwelijk mogelijk worden behandeld.
 

5.3 Juridische basis voor de verwerking

Het is noodzakelijk om persoonsgegevens in het klokkenluidersysteem te verwerken om onethisch gedrag of wetsovertredingen te onderzoeken en te voorkomen. De persoonsgegevens worden in dit kader verwerkt (i) om te voldoen aan de wettelijke verplichting om een klokkenluidersregeling in te stellen en (ii) om een gerechtvaardigd belang na te streven dat in het algemeen wordt geacht voorrang te hebben op het belang van de betrokkene rond de bescherming van zijn persoonsgegevens, zie artikel 6, lid 1, onder f), van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Informatie over eventuele (vermoedelijke) strafbare feiten zal alleen worden verwerkt wanneer de verwerking is toegestaan middels EU recht of nationaal recht hetwelke voorziet in passende waarborgen voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen, zie artikel 10 van de AVG.

In sommige gevallen zal een melding gevoelige persoonsgegevens bevatten, zoals informatie rond vakbondslidmaatschap, politieke overtuiging, godsdienst, gezondheidstoestand, seksuele voorkeur en biometrische gegevens. Dergelijke gegevens worden alleen verwerkt indien de verwerking, naast het nastreven van een gerechtvaardigd belang, wettig is op grond van artikel 9 van de AVG.
 

5.4 Rechten

De in de melding genoemde personen zullen doorgaans in kennis worden gesteld van de melding, het resultaat van een eventueel onderzoek, de wijze waarop zij hun recht op bezwaar/correctie kunnen uitoefenen, etc. Indien er een concreet risico bestaat dat de kennisgeving het onderzoek van de melding of de mogelijkheid om de nodige bewijzen te verzamelen in gevaar brengt, is het echter mogelijk de kennisgeving uit te stellen of niet te doen totdat het risico niet meer bestaat, met inachtneming van de regels van artikel 23 van de AVG en eventueel toepasselijke nationale wetgevingen.

De personen wier persoonsgegevens worden verwerkt, hebben het recht inzicht te krijgen in de gegevens die over hen worden verwerkt. Dit recht is echter niet absoluut - de uitoefening en/of beperking van dit recht wordt geregeld door de wet en overheidsvoorschriften en -richtlijnen, die hier niet exhaustief worden beschreven. VPK heeft bijvoorbeeld het recht om de uitoefening van dit recht te beperken wanneer dit noodzakelijk en proportioneel is om het onderzoek en de opvolging van de melding te waarborgen of om de identiteit van de klokkenluider te beschermen. 
 

5.5 Bewaren en wissen van persoonsgegevens

De persoonsgegevens die in verband met meldingen worden verwerkt, worden bewaard zolang als noodzakelijk is in het belang van het onderzoek en de verdere opvolging van de melding.

Indien uit de eerste screening van de melding blijkt dat het onderwerp van de melding niet onder het toepassingsgebied van de VPK klokkenluidersregeling valt of dat er geen bewijs voorhanden is, zal VPK de melding zelf en de daarin opgenomen persoonsgegevens zo spoedig mogelijk wissen.
 

5.6 Bekendmaking van persoonsgegevens

De juridische dienst van VPK Group NV is belast met de initiële screening van de ontvangen meldingen.

In het algemeen zullen geen persoonsgegevens die via het klokkenluidersysteem zijn verzameld, aan derden worden bekendgemaakt. De volgende types van openbaarmaking kunnen echter wel plaatsvinden, steeds geval per geval te beoordelen:

•  Openbaarmaking aan een externe adviseur, bijvoorbeeld een advocaat of een accountant met het oog op een gedetailleerd onderzoek van de geuite bezorgdheid;
•  Overdracht aan de bevoegde autoriteiten, waaronder de politie en het openbaar ministerie, met het oog op een eventuele gerechtelijke procedure;
•  Andere openbaarmaking die wettelijk vereist is.
   

5.7 Contactgegevens

Vragen over de verwerking van persoonsgegevens in verband met de VPK klokkenluidersregeling kunnen worden gericht aan het VPK Data Protection Office (dpo@vpkgroup.com).
 

Laatst herzien op: 21/03/2023

U kunt ervoor kiezen om te melden hetzij met mededeling van uw naam en contactgegevens, hetzij anoniem. Indien u uw naam en contactgegevens meedeelt, zullen deze gegevens alleen bekend zijn bij de personen die de melding ontvangen en behandelen. Indien u ervoor kiest om anoniem te melden en uw naam/contactgegevens niet mee te delen, zal uw identiteit volledig onbekend blijven, ook ten aanzien van de ontvangers van de melding. Het is raadzaam om te melden met vermelding van uw naam/contact gegevens, omdat dit zorgt voor de best mogelijke behandeling van de melding en u de best mogelijke bescherming biedt.