Privacybeleid

Toestemming: een wettelijk bindende wilsuiting, vrijwillig gegeven, waarin de betrokkene verklaart in te stemmen met de verwerking van gegevens.

Klanten: alle bedrijven die bestellingen voor producten of diensten plaatsen bij de VPK Group.

Verantwoordelijke voor de verwerking: De verantwoordelijke voor de verwerking is de persoon of organisatie die bepaalt wanneer, waarom en hoe de persoonsgegevens worden verwerkt. De verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens is aansprakelijk voor het vaststellen van praktijken en beleid in overeenstemming met de AVG.

Betrokkene: een natuurlijke persoon, d.w.z. een geïdentificeerde of identificeerbare persoon van wie de VPK Group persoonlijke gegevens bezit. Hieronder vallen geen ondernemingen of andere rechtspersonen.

Persoonlijke gegevens: alle informatie die een betrokkene identificeert of informatie met betrekking tot een betrokkene aan de hand waarvan de betrokkene (direct of indirect) kan worden geïdentificeerd op basis van die gegevens alleen of in combinatie met andere identificatiemiddelen die BBP bezit of redelijkerwijs kan raadplegen. Persoonlijke gegevens omvatten gevoelige persoonsgegevens, maar niet anonieme gegevens of gegevens waaruit de identiteit van de betrokkene definitief is verwijderd. Persoonlijke gegevens kunnen feitelijk zijn (bijvoorbeeld een naam, e-mailadres, plaats of geboortedatum) of een mening over de handelingen of het gedrag van die persoon. Persoonlijke gegevens omvatten met name, maar zijn niet beperkt tot, de contactgegevens, opleiding, financiële en salarisgegevens, gegevens over certificaten en diploma's, opleiding en vaardigheden, burgerlijke staat, nationaliteit, functiebenaming en curriculum vitae (cv) van betrokkene.

Verwerking van gegevens/Gegevens verwerken: elke activiteit die het gebruik van persoonlijke gegevens met zich meebrengt. Het omvat het verkrijgen, registreren of bewaren van de gegevens, of het uitvoeren van een bewerking of reeks bewerkingen van de gegevens, met inbegrip van het organiseren, wijzigen, opvragen, gebruiken, openbaar maken, wissen of vernietigen ervan. Verwerking omvat ook het doorgeven of overdragen van persoonlijke gegevens aan derden.

De VPK Group houdt zich aan de algemene principes met betrekking tot de verwerking van persoonlijke gegevens zoals vastgelegd in de AVG, die vereisen dat persoonlijke gegevens:

• Op wettige, eerlijke en transparante wijze worden verwerkt
• Alleen worden verzameld voor specifieke, expliciete en legitieme doeleinden
• Adequaat, relevant en beperkt zijn tot wat nodig is in verband met de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
• Nauwkeurig, volledig, waar nodig bijgewerkt en relevant zijn voor ten behoeve van het verzamelen ervan
• Niet langer worden bewaard in een vorm die identificatie van de betrokkenen mogelijk maakt dan nodig is voor de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt
• Worden verwerkt op een wijze die de veiligheid ervan waarborgt door middel van passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging
• Niet worden overgedragen zonder dat er passende waarborgen zijn ingebouwd
• Beschikbaar worden gesteld aan de betrokkenen, die bepaalde rechten kunnen uitoefenen met betrekking tot hun persoonsgegevens

De verzamelde persoonsgegevens hebben meestal betrekking op de volgende punten: naam, nationaliteit, functiebenaming, adres, telefoonnummer, e-mailadres, financiële en salarisgegevens, opleiding, burgerlijke staat en curriculum vitae (cv).

De VPK Group verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor de uitoefening van haar professionele activiteiten. In dit verband verzamelt de VPK Group voornamelijk persoonsgegevens voor de volgende bedrijfsdoeleinden (zonder beperking):

• Personeel en salarisadministratie
• Naleving van wettelijke, regelgevende en corporate governance-verplichtingen en goede praktijken
• Uitvoering van overeenkomsten
• Uitvoering van gedeelde diensten (ICT, financiën,…)
• Administratieve doeleinden
• Financiële doeleinden
• Werving en selectie
• Disciplinaire zaken
• Toezicht op het personeel (toegang tot systemen/faciliteiten, afwezigheid, naleving van het beleid,…)
• Onderzoek van klachten
• Onderzoek en ontwikkeling
• Gezondheid en veiligheid
• Disciplinaire kwesties en klachten
• Kwaliteitscontrole
• Marketing
• Verbetering van de dienstverlening

De persoonsgegevens die via het contactformulier op deze website worden verkregen, worden alleen gebruikt om u de door u gevraagde informatie te verstrekken. Deze website houdt ook automatisch logbestanden bij over het gebruik door bezoekers om statistieken te genereren voor een anonieme analyse van dit gebruik.

De VPK Group past alle redelijke middelen toe om ervoor te zorgen dat de persoonlijke gegevens worden verzameld zoals voorgeschreven door de AVG. Dit geldt voor alle persoonsgegevens, ongeacht de wijze van verzamelen: persoonlijk verzameld, elektronisch of via indiening op de website van VPK Group.

Voor de meeste van de in sectie 4 vermelde verwerkingsactiviteiten kan de VPK Group zich beroepen op een van de volgende legale gronden voor verwerking zoals voorzien in de AVG: contractuele noodzaak of wettelijke verplichting. Indien deze wettelijke gronden niet van toepassing zijn, zal de VPK Group de toestemming vragen van betrokkene om de persoonlijke gegevens te verwerken. Toestemming zal worden gevraagd als de persoonlijke gegevens die worden verwerkt betrekking hebben op, onder meer, het maken en gebruiken van foto's, het versturen van nieuwsbrieven, onderzoek en ontwikkeling, en marketing.

De te verwerken persoonlijke gegevens van externe partijen, zoals klanten en leveranciers, zullen in het algemeen betrekking hebben op naam, e-mailadres en telefoonnummer van medewerkers of vertegenwoordigers van deze klanten en leveranciers. De juridische grondslag op basis waarvan de verwerkingsactiviteit plaatsvindt, is contractuele noodzaak. Het AVG bevestigt dat het voor het aangaan van een contract of de uitvoering ervan nodig is en overeengekomen is dat de verwerking van persoonsgegevens binnen dit contractuele toepassingsgebied geschiedt.

Alle informatie die onder de definitie van persoonsgegevens valt, zal vertrouwelijk blijven en alleen aan derden worden verstrekt met de toepasselijke toestemming van de betrokkene, tenzij de VPK Group kan vertrouwen op een verwerkingsgrond zoals voorzien in de AVG en vermeld in sectie 5.

Een kort overzicht van de categorieën van ontvangers: partnerentiteiten, distributeurs, dienstverleners, financiële partners, verzekeringsmaatschappijen, payrollbedrijven, IT-dienstverleners en andere bedrijven die de VPK Group voor ondersteuning kan gebruiken. De VPK Group zal geen persoonsgegevens delen met niet-zakelijk gerelateerde derden, behalve in het geval dat de wet dit vereist of zoals toegestaan door de AVG.

Betrokken hebben diverse rechten als het om hun persoonsgegevens gaat. In de eerste plaats hebben betrokkenen recht op toegang tot hun persoonlijke gegevens die in het bezit zijn van de VPK Group. Ten tweede kunnen betrokkenen vragen welke persoonlijke gegevens over hen worden bewaard en waarom, ze kunnen vragen stellen over hoe de persoonsgegevens worden verzameld, hoe ze up-to-date worden gehouden en een verzoek indienen om hun persoonsgegevens niet te gebruiken voor directmarketingdoeleinden.

De VPK Group garandeert ook het recht van betrokkenen om te worden vergeten. Dit betekent dat betrokkenen een verzoek kunnen indienen om hun persoonsgegevens te laten verwijderen uit bestanden of databases van de VPK Group.

Voor al deze vragen of verzoeken kan een e-mail worden gestuurd naar dpo@vpk.be. Alle e-mails worden zo snel als redelijkerwijs mogelijk is beantwoord.

De VPK Group verbindt zich er enerzijds toe om de persoonsgegevens van de betrokkenen zo actueel en accuraat mogelijk te houden. Betrokkenen worden anderzijds verzocht om de VPK Group op de hoogte te brengen van alle relevante wijzigingen in de persoonlijke gegevens die de VPK Group van hen bewaart.

De VPK Group zal alle redelijke middelen aanwenden om persoonsgegevens van betrokkenen niet langer te bewaren dan nodig is voor het doel waarvoor ze worden bewaard.

Persoonsgegevens worden door passende technische en organisatorische maatregelen beveiligd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

De ICT-afdelingen van de VPK Group hebben waarborgen ontwikkeld en geïmplementeerd die passen bij de omvang, reikwijdte en bedrijfsvoering, de beschikbare middelen, de hoeveelheid persoonsgegevens en de geïdentificeerde risico's. Deze waarborgen worden regelmatig geëvalueerd en getest om de veiligheid van persoonsgegevens te waarborgen.

Persoonsgegevens van betrokkenen zijn alleen toegankelijk voor geautoriseerd personeel. De medewerkers van de VPK Group zijn op de hoogte van het interne privacy- & gegevensbeschermingsbeleid, het interne IT-beleid en deze privacyverklaring en de verplichtingen die daarbij horen.

Elke inbreuk op deze privacyverklaring of op de AVG door de VPK Group kan worden gemeld door een e-mail te sturen naar het volgende e-mailadres: dpo@vpk.be. Alle e-mails worden zo snel als redelijkerwijs mogelijk is beantwoord.

Deze privacyverklaring zal zo vaak als nodig worden bijgewerkt om de beste praktijken op het gebied van gegevensbeheer, beveiliging en controle te weerspiegelen en om de naleving van eventuele wettelijke wijzigingen te waarborgen.

De VPK Group zal de laatste versie zo snel als redelijkerwijs mogelijk is op haar website publiceren.
 

laatst herzien op: 15-10-2018